Kas jāievēro, sasaucot biedru sapulci

Parasti, gatavojot biedrību un nodibinājumu gada pārskatu, tiek sasaukta arī biedru sapulce. Tādēļ, lai nodrošinātu biedru sapulces lēmumu tiesiskumu, īpaša uzmanība jāpievērš sapulces izziņošanas un sasaukšanas kārtībai. Tam jānotiek saskaņā ar biedrības statūtiem un Biedrību un nodibinājumu likumu ( BNL).
Trīs svarīgākie nosacījumi, kas jāievēro sasaucot biedru sapulci:
– ievērot biedrības statūtos un likumā noteikto izziņošanas kārtību;
– sapulces norise klātienē un lēmumu pieņemšanai nepieciešamais sapulces dalībnieku skaits;
– biedru sapulces protokolā ietvertā informācija atbilstoši likumā noteiktajām obligātajām prasībām.

Sapulces izziņošana
Notiek saskaņā ar biedrības statūtiem un BNL 36.pantā noteikto biedru sapulces izziņošanas kārtību un termiņiem, īpaši tad, ja sapulces darba kārtībā ir paredzēti jautājumi par grozījumu izdarīšanu statūtos, valdes vai revīzijas institūciju locekļu ievēlēšanu/atcelšanu, vai arī jautājums par biedrības likvidāciju vai reorganizāciju. Minētajos gadījumos biedri par biedru sapulci un tajā paredzēto darba kārtību jāinformē vismaz 14 dienas pirms sapulces sasaukšanas.Šie paši nosacījumi attiecas arī uz gadījumiem, ja valdes vai revīzijas institūciju locekļus ievēlē un atceļ padome.

Biedru sapulces norise un lēmumu pieņemšana
BNL 37.pants nosaka, ka biedru sapulcei jānotiek klātienē. Ja biedru sapulces nav sasaukta atbilstoši likuma noteikumiem, tās sapulces lēmumi ir apstrīdami un var tikt atzīti par spēkā neesošiem, izņemot, ja par to ir lēmuši visi biedri.
Biedrība savos statūtos brīvi var noteikt biedru sapulcē nepieciešamo kvoruma apjomu – arī mazāku par pusi no biedru skaita. Tomēr, ja tiek veikti grozījumi statūtos, likums nosaka, ka tajā jāpiedalās vairāk nekā pusei biedru, lai tā būtu lemttiesīga.

Biedru sapulces protokols
Biedru sapulce tiek protokolēta. BNL 37.pantā noteikta tā informācija, kas ir jānorāda biedru sapulces protokolā.
Biedru sapulces protokolā (arī protokola izrakstā) norāda:
1) biedrības nosaukumu;
2) institūciju (persona), kura sasauc biedru sapulci;
3) biedru sapulces norises vietu un laiku;
4) laiku, kad biedriem paziņots par biedru sapulces sasaukšanu, un paziņošanas veidu;
5) biedrības kopējo biedru skaitu un, ja sapulcē saskaņā ar biedrības statūtiem piedalās biedru pārstāvji, biedru pārstāvju kopējo skaitu, kāds nepieciešams, lai būtu pārstāvēti visi biedri;
6) sapulcē klātesošo biedru (biedru pārstāvju) skaitu;
7) darba kārtības jautājumus;
8) darba kārtības jautājumu apspriešanas gaitu un saturu;
9) balsošanas rezultātus, norādot balsu skaitu „par” vai „pret” par katru lēmumu;
10) pieņemtos lēmumus.
Biedru sapulces protokolu paraksta sapulces vadītājs un protokolists. 
Biedru sapulces protokola un protokola izraksta paraugi pieejami Uzņēmumu reģistra mājas lapā šeit: http://www.ur.gov.lv/biedribas.html